אישורי הגעה לאירוע
כנס, ערב חברה או אירוע משפחתי גדול — כשיש קיבולת מוגבלת, רשימה מדויקת שווה יותר מהערכה.
מה שמארגן אירוע צריך ולא תמיד מקבל
קיבולת שאי אפשר לחרוג ממנה
לאולם או לחדר יש מספר מקומות סופי. מעקב רציף אחרי מספר המאשרים מונע גילוי מאוחר מדי שנרשמו יותר מדי.
רשימה מדויקת לכניסה
ברשימת כניסה, "בערך" לא עובד. הרשימה המעודכנת זמינה בכל רגע, בלי לייצא גרסה שמתיישנת מיד.
קבוצות ומחלקות
חלוקה לקבוצות מאפשרת לסנן את הרשימה לפי מחלקה או לפי סוג מוזמן, ולראות בדיוק מי מכל קבוצה עוד לא ענה.
דוח שאפשר להעביר הלאה
סיכום מספרים ברור למי שמזמין את האוכל, מנהל את הכניסה או צריך לדווח הלאה.
המדריך לאישורי הגעה לאירוע מאורגן
איך שומרים על קיבולת
מגדירים לכל הזמנה כמה אנשים היא כוללת. בטופס האישור אי אפשר לאשר יותר מהמספר הזה, ותשובה בוואטסאפ שחורגת ממנו מסומנת לבעל האירוע — כך חריגה מהקיבולת מתגלה מוקדם ולא בכניסה.
מה עושים עם "אולי"
מוזמן יכול לענות "אולי", והתשובה הזאת נשמרת בנפרד מ"מגיע" ומ"לא מגיע". כך רואים כמה מקומות עדיין לא ודאיים, ולא סופרים אותם בטעות כמאושרים.
אירוע עסקי: מי הזמין את מי
בכנס או בערב חברה המוזמנים מגיעים ממחלקות, מלקוחות ומשותפים. קבוצה לכל מקור מאפשרת לסנן את הרשימה ולראות מי מכל אחד מהם אישר, ומוזמן יכול לצרף הערה — למשל שם של מי שיגיע במקומו.
מה עושים ומתי
המלצה מעשית — לא כלל ברזל. אפשר להתאים לכל אירוע.
לוח השליחה של KALFA
אחרי הפעלת אישורי ההגעה, הפניות למוזמנים יוצאות אוטומטית לפי תאריך האירוע: וואטסאפ 10 ימים לפני, וואטסאפ 6 ימים לפני, וואטסאפ 3 ימים לפני, שיחה טלפונית (AI) יומיים לפני, וואטסאפ יום לפני.
אין פניות בשבת, בחג ובשעות הלילה — פנייה שמועדה נופל בזמן כזה מתוזמנת מחדש אוטומטית.
- 1הודעה ראשונה על התאריך בערוצים הרגילים של הארגון — לפי גודל האירוע.
- 2בניית הרשימה, חלוקה לקבוצות וקביעת כמות לכל הזמנה — לפני הפעלת אישורי ההגעה.
- 3סגירת רשימת הכניסה — אחרי ההודעה האחרונה בסבב, מהתמונה המעודכנת.
שאלות שחוזרות על עצמן
אפשר לחלק את המוזמנים לקבוצות?
כן. כל מוזמן יכול להשתייך לקבוצה — מחלקה, סוג מוזמן או כל חלוקה אחרת — ואפשר לסנן את רשימת המוזמנים לפי קבוצה ולפי סטטוס התשובה.
איך יודעים כמה אנשים באמת יגיעו?
כל מוזמן מדווח בעצמו כמה אנשים ההזמנה שלו מכסה, והמספר מתעדכן בזמן אמת. מי שטרם השיב ומי שענה "אולי" מוצגים בנפרד, כך שברור כמה מהמספר עדיין לא ודאי.
מה קורה אם מוזמן מנסה לאשר יותר אנשים ממה שהוזמן?
אם הוגדרה כמות להזמנה, טופס האישור לא מאפשר לחרוג ממנה. תשובה בוואטסאפ עם מספר גבוה יותר נשמרת ומסומנת לבעל האירוע, שמחליט מה לעשות.
שאלות נוספות על המערכת ועל המחיר — בעמוד השאלות הנפוצות.
אישורי הגעה לאירוע — במקום אחד
רשימה מסודרת, תזכורות אוטומטיות ותמונת מצב שמתעדכנת מעצמה.